Cómo conseguir que tu workshop en remoto sea un éxito

Todo lo que tienes que saber para triunfar con tu workshop digital, en remoto, virtual o como quieras llamarlo

El gran error de un workshop en remoto es intentar replicar uno físico delante de una pantalla y la clave está en Humanizar el workshop virtual (que es lo que carece con respecto al digital) y en este artículo te voy a dar los consejos para conseguirlo.

¿Y es que son iguales? No, los workshops en remoto son mucho más económicos, menos humanos y pese a que no dan exactamente el mismo resultado… recuerda que son más baratos.

Os pongo un ejemplo, en mi caso, durante este año de pandemia he facilitado 35 workshops; todos en remoto, con un coste medio de menos de 100€ (en licencias todo). El año anterior, 10 en físico   (coste medio 1.500€: sala, catering, posits, carteles, viajes…). Así que… como son más baratos y dan resultado… pues son de esas cosas que han venido para quedarse.

Workshops en remoto, virtual o digital

El proceso de Design Thinking

El workshop tiene lugar generalmente en la fase de ideación del proceso de Design Thinking. Lo más común es utilizarlos para la co-creación de nuevas soluciones. Aunque también se puede hacer un workshop para validar el diseño o para lo que se necesite, (el workshop es un medio para conseguir algo y no un fin en sí mismo, esto lo repetiré mucho, pero quiero que quede muy claro).

Framework Design Thinking

El Framework

En cuanto a su desarrollo, he dividido las tareas en 3 fases:

  • Pre: que es en la que hay que hacer más trabajo.
  • Durante: lo importante es crear un ambiente distendido y conseguir conversaciones de calidad.
  • Post: que incluye la guinda del pastel: el agradecimiento.

La idea es que esta rica tarta te sirva de chuleta cuando estés preparando el workshop (la he llamado framework porque eso de llamarlo chuleta… queda poco profesional).

Framework Workshops en remoto, digitales, virtuales

1. PRE

1.1. Objetivo

Lo primero es establecer el objetivo del Workshop. Recuerda lo ya comentado: los Workshops son un medio para alcanzar algo, no un fin en sí mismo. Hay muchas dinámicas que se pueden usar en los Workshops, por eso es importante que te preguntes qué quieres obtener con el Workshop. 

¿Para qué hago este Workshop? ¿Para sacar unos diseños de pantallas?, ¿una nueva experiencia?, ¿el diseño de un proceso?, ¿iniciativas innovadoras?, ¿un plan estratégico?… incluso he llegado a hacer workshops para diseñar el acuerdo de colaboración entre dos empresas. Hacer un workshop es una forma colaborativa de abordar un problema. Así que determina el “para qué” del Workshop y tenlo siempre en mente.

1.2. Duración

Después tienes que analizar cuánto va a durar el Workshop y en qué fecha lo vas a hacer para enviar cuanto antes el “Save The Date” .

No es recomendable que la sesión dure más de 3 horas. No te olvides de contar con el tiempo de descansos al menos 10 minutos cada hora y media de sesión. Recomiendo hacer descansos cortos para que la gente pueda comprobar el e-mail, hacer sus necesidades, picar algo…

En cuanto sepas cuándo va a ser y quienes asistirán, envía el “Save the Date” para que la gente tenga ese slot bloqueado y te asegures su asistencia.

Husos horarios

Cuando hay distintos países involucrados, con distintas zonas horarias, hay que analizar los husos horarios, cuándo comen, cuándo acaba su jornada laboral para ver qué hora resultará más conveniente para todos

1.3. Participantes

En el caso de que el Workshop lo estés realizando para un cliente, pídele que seleccione a los participantes, recuérdale la importancia de que la persona sea creativa, constructiva y que aporte ideas.

Si se trata de diseñar una herramienta, un proceso o un plan, pide que participe la gente que vaya a verse impactada de forma directa (“los curritos” y no los directivos que, generalmente, no son usuarios de la herramienta).

No te preocupes, es normal cambiar a la gente que te pasaron del listado inicial.

Limita los participantes a 10 personas por workshop.

Es muy útil hacer una tabla con la información relativa a los participantes, llámala stakeholder map (y guárdala bien, esto va a ser tu Santo Grial).

Stakeholder map

Vale con un excel, aquí irás apuntando toda la información que tengas de los participantes y te servirá para sacar temas de conversación en el workshop, o simplemente, caerles mejor.

1.4. Herramientas

¿Cómo lo vas a llevar a cabo? Analiza qué herramientas vas a utilizar y gestiona las licencias.

Analiza los pros y los contra de cada herramienta, desde la videoconferencia hasta el tablero digital pasando por las encuestas (en el caso de que quieras lanzar alguna).

Selecciona muy bien cuáles vas a usar y recuerda que demasiadas herramientas pueden abrumar al usuario, así que menos es más.

Por ejemplo, si vas a usar Zoom, que tiene la funcionalidad de lanzar encuestas ya no necesitarás Mentimeter.

Te recomiendo:

  • Videoconferencia Teams o Zoom (Zoom lo bueno que tiene es que te arrastra las cámaras, lo que da más sensación de estar todos juntos, tiene traducción simultánea… pero no suele estar aprobado por los clientes) o Google meet.
  • Tablero digital: Mural o Miro.
  • Encuestas en el momento (sincrónicas): Mentimeter, Kahoot.
  • Encuestas para hacer más tarde (asincrónicas): Typeform o Google Forms.

 

Estas son las herramientas típicas, pero si realmente quieres sorprender o innovar te recomiendo que investigues (busca en internet) y las pruebes antes del Workshop.

(Yo por ejemplo, al igual que intento leer las noticias a diario, también procuro meterme en webs tipo Product Hunt para ver si hay alguna app/herramienta digital que me ayude para desempeñar mejor mi trabajo).

1.5. Temática

Elige una temática para que todo te sea más fácil, (ya que así te será más sencillo gamificar) y… cúrratelo. Métete de lleno en el papel, haz un logo, elige una paleta de colores… no hagas algo a medias, o te metes del todo o mejor no lo intentes porque puede quedar cutre (recuerda que no es tiempo perdido, siempre podrás volver a utilizar el material e ir mejorándolo).

Temáticas muy socorridas son: el fútbol, la comida, el espacio (este es el que más utilizo ya que la mayoría de los workshops que hago son relacionados con la transformación digital, los Planes estratégicos o definir la North Star). Pero cuanto más adaptada sea a tu contexto y a los participantes más engagement generará.

Por ejemplo, en un proyecto para una empresa energética del IBEX 35, nos enteramos en las entrevistas realizadas en la fase de Descubrimiento que había muchos fans de Star Wars. Por lo que hicimos el workshop basado en la saga: colores, tipografía, videomontajes, ¡hasta los nombres de cada actividad! Fue súper friki, pero un éxito total.

 

Logo para workshop

Logo para workshop ambientado en fútbol y logo para workshop con temática espacial (que como puedes ver está inspirado en el logo de la Nasa).

Fondo de Teams de nave espacial

Si tu Workshop está ambientado en el espacio, usad todos un fondo de Teams de nave espacial.

copys

Copy del ejercicio adaptado a la temática Star Wars

1.6. Preparar los ejercicios

No sólo las dinámicas que se harán durante el workshop, también tienes que preparar las tareas asíncronas en el Mural/Miro (para cuando se registren), la formación que harás (en caso de ser necesario), la portada de recepción, el tablero o mural del día del Workshop y los interstitials o pantallas de transición entre actividades.

Pantalla inicio Workshop

Ejemplo de portada de recepción. Los videos siempre quedan mejor que una diapositiva estática. Hay páginas como pexels de donde se pueden sacar

Evita los silencios, utiliza interstitials -mejor si son con video- para que nunca se quede la pantalla en blanco. Durante el Workshop el participante tiene que percibir que está pasando algo en todo momento. Así aumentas el engagement, si se une alguien tarde sabrá dónde está y si ya estaba participando, al ver el movimiento no pensará que se ha caido o que se le ha quedado la imagen “congelada”. 

Pantalla de descanso workshop

Para el descanso me gusta poner un video con una cuenta atrás.

Con respecto a los ejercicios, lo mejor es hacerte una escaleta con ellos y una vez que sepas cuáles vas a hacer, empiezas a diseñar el tablero o mural sobre el que van a trabajar.

Sugiero hacer primero un Wireframe para que tenga una lógica y resulte intuitivo el mural en sí. Y luego darles el look & feel de la temática.

Te recomiendo que diseñes una plantilla en algún programa de diseño como por ejemplo Figma (que es gratuito) y luego exportar la plantilla y reducirle el tamaño con algún programa tipo squoosh. Así evitamos meterle peso innecesario al Mural y hace que responda mejor. La primera vez, a mi mural le metí tantos elementos visuales individuales y subidos uno a uno, y pesó tanto que durante la sesión no se cargaba bien. Pero bueno, lo importante es que aprendí la lección y este truco que te he contado (diseñar y reducir el tamaño en un programa) funciona.

Escaleta ejercicios workshop

Ejemplo ilustrativo de las cosas que podría contener la escaleta

Ejercicios Workshop

Haz un Wireframe con los ejercicios para que tenga una lógica y resulte intuitivo y luego ya le das el look & feel de la temática

1.7. Acceso a las herramientas

Email acceso a la herramienta

Suelo mandar un e-mail de este estilo, con un enlace a un video tutorial de mural, la chuleta y les adjunto la Guía del Participante.

Prepara un e-mail donde des contexto sobre el workshop y les avises que van a utilizar la herramienta Mural o Miro. Pídeles que hagan un ejercicio (así te aseguras que se registren antes del día del workshop y que no tienen problema de acceso, Firewalls que lo bloquean etc).

En este e-mail adjúntales la Guía del Participante.

Yo suelo pedir que me dejen una canción y luego pincho en la persona que ha dejado el postit, le anoto la canción en el Stakeholder Map, hago una lista en Spotify y la escuchamos durante el Workshop. ¡Así te aseguras que al menos a uno le guste la música que está sonando! y contribuyes a crear un ambiente más distendido donde fluirá mejor la creatividad.

Mural canción

Prueba en Mural, en este caso les pedimos una canción que luego pusimos durante el Workshop

1.8. Infografía del proyecto

Para asegurarte que todo el mundo entiende el contexto del Workshop puedes hacer una infografía que pegarás en el cuerpo del e-mail para que sea perfectamente visible.

Esta idea me surgió en el último Workshop que hice, el cliente quería enviarles un Word y pensamos que era más visual hacer una infografía y pegarlo en el cuerpo del e-mail (no como adjunto) para asegurarnos de que al menos lo veían y leían, ya que es más fácil que abrir un documento adjunto.

1.9. Guía del participante

La Guía del Participante es un documento que se enviará antes del workshop y que contestará a las principales preguntas que se pueda hacer el participante. 

Estará ambientada según la temática elegida para el Workshop. 

Para asegurarme que el mensaje lo estoy transmitiendo de forma eficaz, suelo utilizar la técnica de las 5W+H:

  1. Qué
  2. Por qué
  3. Cuándo
  4. Dónde
  5. Quién
  6. (Cómo)

Es fundamental explicar el objetivo del workshop, qué se espera de ellos, si hay más gente hay que explicar qué rol desempeña cada uno, explicarles qué herramientas digitales van a usar, baseline de la sesión, si tienen algún problema a quién han de llamar (helpdesk). Incluir quienes van a participar, especialmente, en el caso de que no se conozcan, cómo se tienen que comportar…

En un workshop con más de 150 participantes de distintos países y que no se conocían entre ellos, por ejemplo, coincidieron todos en los Ice-breakers, les hicimos un avatar a cada uno y lo incluimos al final de la guía en un apartado que era Quién es quién.

Es recomendable organizar una sesión previa al Workshop donde se exponga la Guía para así asegurarte que todo el mundo parte del mismo baseline y el readiness.

Guía del participante

Ejemplos ilustrativos de cosas que puede contener la guía.

1.10. Formación

Antes del Workshop deberías hacer una sesión de formación para aquellos que nunca hayan usado la herramienta de mural.

Hazles un tour por las funcionalidades y luego ponles tareas simples. El objetivo es que utilicen el máximo número de funcionalidades.

Las curiosidades que te rellenen, apúntatelas en el Stakeholder Map, para el día del workshop sacar temas de conversación y empatizar más con ellos.

Ejercicio formación Mural

Lo más importante es que jueguen al máximo con la herramienta

2. DURANTE

2.1. Manifesto

Antes de empezar el Workshop, recuérdales por qué están ahí y qué se espera de ellos. Resalta la importancia de su participación y reconóceles su papel (suelo mencionarles que han sido seleccionados entre todos los empleados de la organización, así se consigue que quieran estar a la altura y que se esfuercen más).

Manifesto workshop

Lo suelo poner encima del todo del Mural sobre el que van a trabajar y lo leo en alto antes de empezar con el ice-breaker. 

2.2. Ice-breaker

El objetivo de la dinámica de Ice-breaker (romper el hielo) es generar un ambiente distendido, donde se sientan a gusto para que, así, fluya su creatividad. 

En internet hay muchas páginas webs con multitud de ejercicios de Ice-breakers, pero estos son mis TOP:

  • Ilusiones ópticas: esta actividad se puede hacer sobre un mural, lanzar una presentación y que voten en Teams o lanzarlo con un Mentimeter. Sirve para practicar la concentración (las imágenes están sacadas de Pinterest). La dinámica que deben seguir es la siguiente:
    • La primera es de Angelina Jolie con la boca al revés y la pregunta es: ¿es hermosa?, cuando la mayoría ha contestado que sí, le das la vuelta a la imagen y les muestras que tiene la boca al revés (y no, no está nada guapa). Se ríen y pasan al siguiente.
    • ¿Qué es más grande, el círculo central de A o de B? ahora ya estarán más picados por lo que se lo suelen tomar más en serio, en este caso la respuesta es que ambos son iguales.
    • Y para acabar, ¿qué ves a Marilyn o a Einstein? de cerca se ve a Einstein, de lejos a Marilyn. Este ejercicio les obliga a levantarse de la silla para ver al personaje.
  • Flashback: Flashback es un ejercicio que inventé para un Workshop y consiste en proyectar la foto de alguno de los participantes de cuando eran pequeños, para que el resto adivine quién es. Hay que pedir la foto de forma previa al Workshop. Lo puedes hacer en una presentación y lanzar la encuesta en Zoom o en Mentimeter. Me encanta este Ice-breaker porque consigue emocionar y aporta un toque de ternura y humanidad.
  • Bailar: con este ejercicio obligas a la gente a levantarse, que se estiren, ejerciten y rían. En un Workshop para un Banco español con presencia Internacional, al tener participantes de muchos países, contratamos a Aurora Muñoz, profesora e Influencer, que nos impartió una clase de flamenco de 7 minutos titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos”. La gente se puso la cámara, estiró (al menos los brazos), reímos y aprendimos algo nuevo. A los extranjeros les encantó.

Ilusiones ópticas

Flash-back icebreaker remote workshop

Flashback 

Flamenco class Ice-breaker

Mini clase de flamenco titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos”

2.2. Ice-breaker

El objetivo de la dinámica de Ice-breaker (romper el hielo) es generar un ambiente distendido, donde se sientan a gusto para que, así, fluya su creatividad. 

En internet hay muchas páginas webs con multitud de ejercicios de Ice-breakers, pero estos son mis TOP:

  • Ilusiones ópticas: esta actividad se puede hacer sobre un mural, lanzar una presentación y que voten en Teams o lanzarlo con un Mentimeter. Sirve para practicar la concentración (las imágenes están sacadas de Pinterest). La dinámica que deben seguir es la siguiente:
    • La primera es de Angelina Jolie con la boca al revés y la pregunta es: ¿es hermosa?, cuando la mayoría ha contestado que sí, le das la vuelta a la imagen y les muestras que tiene la boca al revés (y no, no está nada guapa). Se ríen y pasan al siguiente.
    • ¿Qué es más grande, el círculo central de A o de B? ahora ya estarán más picados por lo que se lo suelen tomar más en serio, en este caso la respuesta es que ambos son iguales.
    • Y para acabar, ¿qué ves a Marilyn o a Einstein? de cerca se ve a Einstein, de lejos a Marilyn. Este ejercicio les obliga a levantarse de la silla para ver al personaje.

Ilusiones ópticas

    • Flashback: Flashback es un ejercicio que inventé para un Workshop y consiste en proyectar la foto de alguno de los participantes de cuando eran pequeños, para que el resto adivine quién es. Hay que pedir la foto de forma previa al Workshop. Lo puedes hacer en una presentación y lanzar la encuesta en Zoom o en Mentimeter. Me encanta este Ice-breaker porque consigue emocionar y aporta un toque de ternura y humanidad.
Flash-back icebreaker remote workshop

Flashback 

  • Bailar: con este ejercicio obligas a la gente a levantarse, que se estiren, ejerciten y rían. En un Workshop para un Banco español con presencia Internacional, al tener participantes de muchos países, contratamos a Aurora Muñoz, profesora e Influencer, que nos impartió una clase de flamenco de 7 minutos titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos”. La gente se puso la cámara, estiró (al menos los brazos), reímos y aprendimos algo nuevo. A los extranjeros les encantó.
Flamenco class Ice-breaker

Mini clase de flamenco titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos”

2.3. Ejercicios Design Thinking

El facilitador tiene que propiciar/facilitar conversaciones de calidad y no co-crear junto a los participantes. 

Nuestro objetivo, como facilitadores, es crear un ambiente distendido donde se sientan a gusto y que fluya la creatividad. Las ideas tienen que salir de los participantes, por eso, formúlales preguntas, hazles challenge, cuestiónales, pero nunca, nunca, propongas tú… Imagínate que funciona mal o lo que sea “fue XX/tu empresa) la que nos dijo meter un chat”, por ejemplo.

Cuando están realizando ejercicios de pensar, para evitar los incómodos silencios, lo que suelo hacer es ponerles una Playlist que he preparado de ante mano. Generalmente con las canciones que dejaron cuando se dieron de alta en Mural.

Estas canciones las he apuntado en el Stakeholder Map a cada uno porque puedes ver quién dejó que póstit, lo paso al Excel del Stakeholder Map para no tener que ir al Mural a revisarlo) y el día del workshop pongo la lista de Spotify, abro el excel y voy diciendo cosas como…“Esta canción va dedicada a María” o… “Bueno bueno… voy a poner un TEMAZO, ¿verdad Paco?” y empieza a sonar su canción y consigo sacarles una sonrisa.

Otro truco que uso es: si el resultado del proyecto va a ser algo que será utilizado por los participantes como por ejemplo si es la transformación digital de la empresa y el workshop es con sus empleados, o si se trata del diseño de una herramienta que luego será utilizada por los empleados, me baso en la Economía del Comportamiento (Behavioral Economics) para conseguir que los participantes tras el Workshop sean catalizadores del mismo. Por ejemplo el sesgo Efecto Ikea (Ikea Effect) nos dice “valoramos más las cosas en las que hemos puesto esfuerzo”. Le asigno una pequeña tarea a alguno de los participantes como “María, ¿Por favor, puedes ayudarme a mover los posits?. Realmente no se trata de que haga tu trabajo, sino de que se sienta parte de él.

Al principio le dejas que mueva un pósit, (en realidad, le dejas que mueva muy pocos), pero en los últimos ejercicios le dejas que mueva más. Así, al final del workshop (Peak-End Rule/Regla Final del Pico) puedes agradecerle y reconocer su trabajo “¡Muchas gracias María, trabajazo! ya estás hecha toda una facilitadora”. Así fomentamos que María se sienta Owner o responsable del Workshop, por lo que luego será una evangelizadora, catalizadora del resultado del Workshop porque lo sentirá como suyo y animará al resto de sus compañeros a abrazar el cambio (en el caso de una transformación digital, lo que reduce la resistencia al cambio en la organización). O bien, los motivará para usar la herramienta, si se trata del diseño de una nueva.

El facilitador facilita conversaciones de calidad, no co-crea

 Tatúatelo

3. POST

3.1. Feedback

Te recomiendo pedir feedback siempre, para mejorar con cada Workshop que haces:

Ejemplo de preguntas a lanzar:

  • ¿Qué te ha parecido la sesión?
  • ¿Qué mejorarías?
  • ¿Qué celebrarías?
  • ¿Con qué te quedas

Mentimeter tiene una funcionalidad de nube de palabras que está muy bien si quieres pedir el feedback en el momento. Si prefieres algo con más detalle y que te den el feedback una vez acabado el workshop, te recomiendo que mandes un cuestionario tipo Google Forms de donde luego podrás extraer datos con más facilidad.

Generalmente se hace una pregunta negativa y otra positiva, para poder analizar el sentimiento del Workshop que luego trasladas al cliente para que conozca qué le ha parecido a los participantes.

3.2. Next steps

Es muy importante comunicar los próximos pasos tras el workshop. 

Recuerda que los participantes te han regalado parte de su tiempo (probablemente adicional a su día a día) y quieren saber qué va a pasar después y qué consecuencias tienen lo que han hecho en el Workshop.

Generalmente se comunica al finalizar el mismo, pero puede ser que se comunique mediante un e-mail.

3.3. Documento de bajada

Este documento recoge los objetivos del workshop, las actividades que se han realizado (procura incluir pantallazos del Mural, fotos de las videoconferencias/participantes…) y las conclusiones sacadas de los mismos.

3.4. Agradecimiento

La guinda del pastel. Y es que a todos nos gusta que nos aprecien, nos reconozcan y nos den las gracias.

Cuanto más “toque la patata” sea la forma en que lo agradezcas, más éxito tendrá y mayor engagement conseguirás por parte del participante.

Puede ser justo al final del Workshop, unos días más tarde… en imagen, presentación o incluso un video con los momentos más divertidos.

Esto es muy importante sobre todo en workshops de planes estratégicos, transformación digital, diseño de nuevas herramientas para la compañía… porque los participantes se sentirán “owners” (responsables) del mismo y, probablemente, serán embajadores o catalizadores del cambio.

Además, hay un sesgo –peak – end rule- según el cual valoramos las experiencias dependiendo de cómo nos sentimos en el punto más intenso y al final de la misma. ¡Pues qué mejor cosa que dar las gracias y así fomentar que se vayan con un buen recuerdo!

Agradecimiento Workshop

Imagen proyectada nada más acabar el workshop, tras comunicar los “next steps”. En el portátil hay una miniatura de todos los participantes del workshop. Fueron 15 sesiones de 4 horas durante 3 semanas. Unos auténticos superhéroes.

Documento de agradecimiento

Documento de agradecimiento enviado tras el workshop. Era como un anuario donde a todos los participantes (uno a uno con photoshop) les hicimos un fotomontaje vistiéndoles de astronautas.

Porque...

Somos humanos

Y nada, muchas gracias a tí, que has llegado a leer hasta aquí.

*Artículo basado en la clase que impartí (en remoto) en Neoland para los alumnos del Bootcamp de UX/UI el 30 marzo 2021