Cómo conseguir que tu workshop en remoto sea un éxito

Todo lo que tienes que saber para triunfar con tu workshop digital, en remoto, virtual o como lo quieras llamar

El gran error de un workshop en remoto es intentar replicar uno físico delante de una pantalla y la clave está en Humanizar el workshop virtual (que es lo que carece con respecto al digital) y en este artículo te voy a dar los consejos para conseguirlo.

¿Y es que son iguales? No, los workshops en remoto son mucho más baratos, menos humanos y pese a que no dan exactamente el mismo resultado… recuerda que son más baratos. Os pongo un ejemplo, en mi caso, este año de pandemia he facilitado 35 workshops; todos en remoto (coste medio menos de 100€ en licencias todo). El año anterior, 10 en físico (coste medio 1.500€: sala, catering, posits, carteles, viajes…). Así que… como son más baratos y dan resultado… pues son de esas cosas que han venido para quedarse.

Workshops en remoto, virtual o digital

El proceso de Design Thinking

El workshop tiene lugar generalmente en la fase de ideación del proceso de Design Thinking. Lo más común es utilizarlos para la co-creación de nuevas soluciones. Aunque también se puede hacer un workshop para validar el diseño o para lo que se necesite, (el workshop es un medio para conseguir algo y no un fin en sí mismo, esto lo repetiré mucho, pero quiero que quede muy claro).

Framework Design Thinking

El Framework

En cuanto al desarrollo del mismo, he dividido las tareas en 3 fases:

  • Pre: que es en la que hay que hacer más trabajo.
  • Durante: lo importante es crear un ambiente distendido y conseguir conversaciones de calidad.
  • Post: que incluye la guinda del pastel: el agradecimiento.

 

La idea es que esta rica tarta te sirva de chuleta cuando estés preparando el workshop (la he llamado framework porque eso de llamarlo chuleta… queda poco profesional).

Framework Workshops en remoto, digitales, virtuales

1. PRE

1.1. Objetivo

Lo primero es establecer el objetivo del Workshop. Recuerda lo ya comentado: los workshops son un medio para alcanzar algo, no un fin en sí mismo. Hay muchos tipos de workshops, por eso es importante que te preguntes qué quieres sacar con el Workshop. 

¿Para qué hago este workshop? ¿Para sacar unos diseños de pantallas?, ¿una nueva experiencia?, ¿el diseño de un proceso?, ¿iniciativas innovadoras?, ¿un plan estratégico?… incluso he llegado a hacer workshops para diseñar el acuerdo de colaboración entre dos empresas. Hacer un workshop es una forma colaborativa de abordar un problema. Así que determina el “para qué” del workshop y tenlo siempre en mente.

1.2. Duración

Después tenemos que analizar cuánto va a durar el Workshop y en qué fecha lo vamos a hacer para enviar cuanto antes el “Save The Date” .

No es recomendable que el taller dure más de 3 horas. No te olvides de contar con el tiempo de descansos (al menos cada hora y media) recomendamos hacer descansos cortos para que la gente pueda comprobar el e-mail, hacer sus necesidades, picar algo…

En cuanto sepas cuándo va a ser (y quienes asistirán), envía el “Save the Date” para que la gente tenga ese slot bloqueado y nos aseguremos su asistencia.

Husos horarios

Cuando hay distintos países involucrados, con distintas zonas horarias, hay que analizar los husos horarios, cuándo comen, cuándo acaba su jornada laboral para ver qué hora resultará más conveniente para todos

1.3. Participantes

Pide al cliente que seleccione a los participantes, recuérdale la importancia de que la persona sea creativa, constructiva y que aporte ideas.

Si se trata de diseñar una herramienta, un proceso o un plan, pide que participen la gente que se vaya a ver impactada de forma directa (“los curritos” y no los directivos que no son usuarios de la herramienta).

No te preocupes, es normal cambiar a la gente que te pasaron del listado inicial.

Limita los participantes a 10 por workshop.

Es muy útil hacerse una tabla con la información relativa a los participantes, llámala stakeholder map (y guárdala bien, esto va a ser tu santo grial).

Stakeholder map

Vale con un excel, aquí irás apuntando toda la información que tengas de los participantes y te servirá para sacar temas de conversación en el workshop, o simplemente, caerles mejor.

1.4. Herramientas

¿Cómo lo vas a llevar a cabo? Analiza qué herramientas vas a utilizar y gestiona las licencias.

Analiza los pros/cons de cada herramienta, desde la videoconferencia hasta el tablero digital pasando por las encuestas (en el caso de que quieras lanzar alguna).

Selecciona muy bien cuáles vas a usar y recuerda que demasiadas herramientas pueden abrumar al usuario, así que menos es más.

Por ejemplo, si vas a usar Zoom, que tiene la funcionalidad de lanzar encuestas ya no necesitarás mentimeter.

Te recomendamos:

  • Videoconferencia Teams o Zoom (zoom lo bueno que tiene es que te arrastra las cámaras, lo que da más sensación de estar todos juntos, tiene traducción simultánea… pero no suele estar aprobado por los clientes) o Google meet.
  • Tablero digital: Mural o Miro.
  • Encuestas en el momento (síncronas): Mentimeter, Kahoot.
  • Encuestas para hacer más tarde (asíncronas): Typeform o Google Forms.

 

Estas son las herramientas típicas, pero si realmente quieres sorprender o innovar te recomendamos que investigues (buscando por internet) y las pruebes antes del workshop.

(Yo por ejemplo, al igual que intento leer las noticias a diario, también intento meterme en webs tipo Product Hunt para ver si hay alguna app/herramienta digital que me pueda ayudar a desempeñar mejor mi trabajo).

1.5. Temática

Elige una temática para que todo te sea más fácil, (ya que así te será más sencillo gamificar) y… cúrratelo. Métete de lleno en el papel, haz un logo, elige una paleta de colores… no hagas algo a medias, o te metes del todo o mejor no lo intentes porque puede quedar cutre (recuerda que no es tiempo perdido, siempre podrás volver a utilizar el material e ir mejorándolo).

Temáticas muy socorridas son: fútbol, comida, espacio (yo es el que más utilizo ya que la mayoría de los workshops que hago son relacionados a transformación digital/Planes estratégicos/definir la “North Star”…). Pero cuanto más adaptada sea a tu contexto/participantes más engagement generará.

Por ejemplo, nos enteramos por los ejercicios previos que hicimos que había muchos fans de Star Wars e hicimos el workshop basado en la saga: colores, tipografía, videomontajes, ¡hasta los nombres de los ejercicios! Fue un éxito total.

 

Logo para workshop

Logo para workshop ambientado en fútbol y logo para workshop con temática espacial (que como puedes ver está inspirado en el logo de la Nasa).

Fondo de Teams de nave espacial

Si tu Workshop está ambientado en el espacio, usad todos un fondo de Teams de nave espacial.

copys

Copy del ejercicio adaptado a la temática Star Wars

1.6. Preparar los ejercicios

No sólo los ejercicios que se harán durante el workshop, también tienes que preparar las asíncronas en mural (para cuando se registren), la formación que harás (en caso de ser necesario), portada de recepción, el tablero/mural del día del workshop y los interstitials (pantallas entre actividad).

Pantalla inicio Workshop

Ejemplo de portada de recepción. Los videos siempre quedan mejor que una diapositiva estática. Hay páginas como pexels de donde se pueden sacar

Evita los silencios, utiliza interstitials (mejor si son con video) para que nunca se quede la pantalla en blanco. Durante el workshop el participante tiene que percibir que está pasando algo en todo momento. Así aumentas el engagement, si se une alguien tarde sabe dónde está y el participante no piensa que es que se le ha caído la conexión.

Pantalla de descanso workshop

Para el descanso me gusta  poner un video con una cuenta atrás.

Con respecto a los ejercicios, lo mejor es hacerte una escaleta con los ejercicios y una vez que sepas qué ejercicios vas a hacer, empiezas a diseñar el tablero/mural sobre el que van a trabajar. Recomiendo hacer primero un wireframe  para que tenga una lógica y resulte intuitivo el mural en sí. Y luego darles el look & feel de la temática. Te recomiendo que diseñes una plantilla en algún programa de diseño como por ejemplo Figma (que es gratuito) y luego exportar la plantilla y reducirle el tamaño con algún programa tipo squoosh. Así evitamos meterle peso innecesario al Mural y que responda mejor. A mi primer mural vez le metí tantos elementos visuales individuales y subidos uno a uno y que pesaba tanto que el mural que no se cargaba bien. Pero bueno, lo importante es que aprendí la lección y este truco que te menciono (diseñar y reducir el tamaño en un programa) funciona.

Escaleta ejercicios workshop

Ejemplo ilustrativo de las cosas que podría contener la escaleta

Ejercicios Workshop

Haz un wireframe con los ejercicios para que tenga una lógica y resulte intuitivo y luego ya le das el look & feel de la temática

1.7. Acceso a las herramientas

Email acceso a la herramienta

Suelo mandar un e-mail de este estilo, con un enlace a un video tutorial de mural, la chuleta y les adjunto la Guía del Participante.

Prepara un e-mail donde des contexto sobre el workshop y les avises que van a utilizar la herramienta Mural/miro, pidiéndoles que hagan un ejercicio (así te aseguras que se registran antes del día del workshop y que no tienen problema de acceso, Firewalls que bloquean el acceso etc).

En este e-mail adjúntales la Guía del Participante.

Yo suelo pedir que me dejen una canción y luego pincho en la persona que ha dejado el posit, le anoto la canción en el stakeholder map, hago una lista en Spotify y la escuchamos durante el workshop. ¡Así te aseguras que al menos a uno le guste la música que está sonando! y contribuyes a crear un ambiente más distendido donde fluirá mejor la creatividad.

Mural canción

Prueba en Mural, en este caso les pedimos una canción que luego pusimos durante el workshop

1.8. Infografía del proyecto

Para asegurarte que todo el mundo entiende el contexto del workshop puedes hacer una infografía que pegarás en el cuerpo del e-mail y así te aseguras que la ven.

Esto me surgió en el último workshop que hice, que el cliente quería enviarles un word y pensamos que era más visual hacer una infografía y pegarlo en el cuerpo del e-mail (no como adjunto) para asegurarnos de que al menos lo veían y leían (ya que es más fácil que abrir un documento adjunto).

1.9. Guía del participante

La Guía del Participante es un documento que se enviará antes del workshop y que contestará a todas aquellas preguntas que se pueda hacer el participante. 

Estará ambientada en la temática elegida del workshop. 

Para asegurarme que el mensaje lo estoy transmitiendo de forma eficaz, suelo utilizar la técnica de las 5W:

  1. Qué
  2. Quién
  3. Cuándo
  4. Dónde
  5. Por qué
  6. (Cómo )

 

Es fundamental explicar el objetivo del workshop, qué se espera de ellos, cómo se tienen que comportar, si hay más gente hay que explicar qué rol desempeña cada uno, explicarles qué herramientas digitales van a usar, baseline de la sesión, si tienen algún problema a quién han de llamar (helpdesk). Incluir (en el caso de que no se conozcan especialmente) quienes van a participar…

En un workshop con más de 150 participantes de distintos países y que no se conocían entre ellos (coincidieron los 150 en los Ice-breakers), les hicimos un avatar a cada uno y lo incluimos al final de la guía en un apartado que era “Quién es quién“.

Es recomendable organizar una sesión previa al workshop donde se exponga la guía para así asegurarte que todo el mundo parte del mismo baseline y el readiness.

Guía del participante

Ejemplos ilustrativos de cosas que puede contener la guía.

1.10. Formación

Antes del workshop deberías hacer una sesión de formación para aquellos que nunca hayan usado la herramienta de mural.

Hazles un “tour” por las funcionalidades y luego ponles tareas simples. El objetivo es que utilicen el máximo número de funcionalidades.

Las curiosidades que te rellenen, apúntatelas en el stakeholder map, para el día del workshop sacar temas de conversación y empatizar más con ellos.

Ejercicio formación Mural

Lo más importante es que jueguen al máximo con la herramienta

2. DURANTE

2.1. Manifesto

Antes de empezar el workshop, recuérdales por qué están y qué se espera de ellos. Recuérdales su importancia y reconóceles su papel (suelo recordarles que han sido elegidos/seleccionados de todos los empleados de la organización, así consigues que quieran estar a la altura y se esfuercen más).

Manifesto workshop

Lo suelo poner encima del todo del Mural sobre el que van a trabajar y lo leo en alto antes de empezar con el ice-breaker. 

2.2. Ice-breaker

El objetivo del ice-breaker es generar un ambiente distendido, que se sientan a gusto y así fluya su creatividad. 

En internet hay muchas páginas webs con multitud de ice-breakers, pero estos son mis TOP:

  • Ilusiones ópticas: este ejercicio se puede hacer sobre un mural, lanzar una presentación y que voten en Teams o lanzarlo con un Mentimeter. Sirve para practicar la concentración (las imágenes están sacadas de Pinterest).
    • La primera es de Angelina Jolie con la boca al revés y la pregunta es: ¿es hermosa?, cuando la mayoría ha contestado que sí, le das la vuelta a la imagen y les muestras que tiene la boca al revés (y no, no está nada guapa). Se ríen y pasan al siguiente.
    • ¿Qué es más grande, el círculo central de A o de B? ahora ya estarán más picados por lo que se lo suelen tomar más en serio, en este caso la respuesta es que ambos son iguales.
    • Y para acabar, ¿Qué ves a Marilyn o a Einstein? de cerca se ve a Einstein, de lejos a Marilyn. Este ejercicio les obliga a levantarse de la silla para ver al personaje.

 

  • Flashback: Flashback es un ejercicio que me inventé para un workshop y es consiste en proyectar la foto de alguno de los participantes de cuando eran pequeños y el resto tienen que adivinar quién es.  Hay que pedir la foto de forma previa al workshop. Lo puedes hacer en una presentación y lanzar la encuesta en zoom o en mentimeter. Me encanta este ice-breaker poruque consigue emocionar y aporta un toque de ternura y humanidad.

 

  • Bailar: con este ejercicio obligas a la gente a levantarse, que se estiren, ejerciten y rían. En los workshops grandes y con participantes de muchos países, cogemos a Aurora Muñoz, profesora e influencer, que nos hace la clase de flamenco de 7 minutos titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos” . La gente se pone la cámara, se estira, ríe y aprende algo nuevo.

Ilusiones ópticas

Flash-back icebreaker remote workshop

Flashback 

Flamenco class Ice-breaker

Mini clase de flamenco titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos”

2.2. Ice-breaker

  • El objetivo del ice-breaker es generar un ambiente distendido, que se sientan a gusto y así fluya su creatividad. 

En internet hay muchas páginas webs con multitud de ice-breakers, pero estos son mis TOP:

  • Ilusiones ópticas: este ejercicio se puede hacer sobre un mural, lanzar una presentación y que voten en Teams o lanzarlo con un Mentimeter. Sirve para practicar la concentración (las imágenes están sacadas de Pinterest).
    • La primera es de Angelina Jolie con la boca al revés y la pregunta es: ¿es hermosa?, cuando la mayoría ha contestado que sí, le das la vuelta a la imagen y les muestras que tiene la boca al revés (y no, no está nada guapa). Se ríen y pasan al siguiente.
    • ¿Qué es más grande, el círculo central de A o de B? ahora ya estarán más picados por lo que se lo suelen tomar más en serio, en este caso la respuesta es que ambos son iguales.
    • Y para acabar, ¿Qué ves a Marilyn o a Einstein? de cerca se ve a Einstein, de lejos a Marilyn. Este ejercicio les obliga a levantarse de la silla para ver al personaje.

Ilusiones ópticas

  • Flashback: Flashback es un ejercicio que me inventé para un workshop y es consiste en proyectar la foto de alguno de los participantes de cuando eran pequeños y el resto tienen que adivinar quién es.  Hay que pedir la foto de forma previa al workshop. Lo puedes hacer en una presentación y lanzar la encuesta en zoom o en mentimeter. Me encanta este ice-breaker poruque consigue emocionar y aporta un toque de ternura y humanidad.
Flash-back icebreaker remote workshop

Flashback 

  • Bailar: con este ejercicio obligas a la gente a levantarse, que se estiren, ejerciten y rían. En los workshops grandes y con participantes de muchos países, cogemos a Aurora Muñoz, profesora e influencer, que nos hace la clase de flamenco de 7 minutos titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos” . La gente se pone la cámara, se estira, ríe y aprende algo nuevo.
Flamenco class Ice-breaker

Mini clase de flamenco titulada “Cómo aparentar que sabes bailar cuando no tienes ni idea; consejos básicos”

2.3. Ejercicios Design Thinking

El facilitador tiene que facilitar coversaciones de calidad y no co-crear junto a los participantes. 

Nuestro objetivo, como facilitadores, es crear un ambiente distendido donde se sientan a gusto y que fluya la creatividad. Las ideas tienen que salir de los participantes, por eso, hazles preguntas, hazles challenge, cuestiónales, pero nunca, nunca, propongas tú. (Imagínate que funciona mal o lo que sea “fue (Accenture/tu empresa) la que nos dijo meter un chat”).

Cuando están realizando ejercicios de pensar (para evitar los incómodos silencios) lo que suelo hacer es ponerles una playlist que he preparado de ante mano. Generalmente con las canciones que dejaron cuando se dieron de alta en mural (estas canciones me las he apuntado en el Stakeholder map a cada uno porque puedes ver quién dejó que pósit, lo paso al excel del Stakeholder map para no tener que ir al mural a revisarlo) y el día del workshop pongo la lista de Spotify, me abro el excel y voy diciendo cosas como…“Esta canción va dedicada a María” o… “Bueno bueno… voy a poner un TEMAZO, verdad Paco?” y empieza a sonar su canción y consigo sacarles una sonrisa.

Otro truco que uso es: si el resultado del proyecto va a ser algo que será utilizado por los participantes del mismo (por ejemplo si es la transformación digital de la empresa y es con empleados de la misma o el diseño de una herramienta que luego será utilizada por los empleados). Me baso en la Economía del Comportamiento (Behavioral Economics) para conseguir que los participantes tras el workshop sean catalizadores del mismo. Por ejemplo el sesgo Efecto Ikea (Ikea Effect) nos dice “valoramos más las cosas en las que hemos puesto esfuerzo”. Le asigno una pequeña tarea a alguno de los participantes como “María, ¿Por favor, puedes ayudarme a mover los pósits?. Realmente no se trata de que haga tu trabajo, sino que se sienta parte de él. Al principio le dejas que mueva un pósit, (en realidad, le dejas que mueva muy pocos), pero en los últimos ejercicios le dejas que mueva más. Así, al final del workshop (Peak-End Rule/Regla Final del Pico) puedes agradecerle y alabarle “¡Muchas gracias María, trabajazo! ya estás hecha toda una facilitadora”. María acabará sintiendo “owner” o responsable del workshop, por lo que luego será una “evangelizadora”, “catalizadora” del resultado del workshop porque lo sentirá como suyo y animará al resto de sus compañeros a “abrazar el cambio” (en el caso de una transformación digital, reduciendo la resistencia al cambio en la organización) o a “usar la herramienta” (en el caso del diseño de una nueva herramienta).

El facilitador facilita conversaciones de calidad, no co-crea

 Tatúatelo

3. POST

3.1. Feedback

Te recomiendo pedir feedback siempre, para mejorar con cada workshop que haces:

Ejemplo de preguntas a lanzar:

  • ¿Qué te ha parecido la sesión?
  • ¿Qué mejorarías?
  • ¿Qué celebrarías?
  • ¿Con qué te quedas

 

Mentimeter tiene una funcionalidad de nube de palabras que está muy bien si quieres pedir el feedback en el momento. Si prefieres algo con más detalle y que te den el feedback una vez acabado el workshop, te recomiendo que mandes un cuestionario tipo google forms de donde luego podrás extraer datos con más facilidad.

Generalmente se hace una pregunta negativa y otra positiva, para poder analizar el “sentimiento” del workshop que luego trasladas al cliente para que conozca qué le ha parecido a los participantes.

3.2. Next steps

Es muy importante comunicar los próximos pasos tras el workshop. 

Recuerda que los participantes te han regalado parte de su tiempo (probablemente adicional a su día a día) y quieren saber qué va a pasar después y qué consecuencias tienen lo que han hecho en el workshop.

Generalmente se comunica al finalizar el mismo, pero puede ser que se comunique mediante un e-mail.

3.3. Documento de bajada

Este documento recoge los objetivos del workshop, las actividades que se han realizado (procura incluir pantallazos del mural, fotos de las videoconferencias/participantes…) y las conclusiones sacadas de los mismos.

3.4. Agradecimiento

La guinda del pastel. Y es que a todos nos gusta que nos aprecien, nos reconozcan y nos den las gracias.

Cuanto más “toque la patata” sea la forma en que lo agradezcas, más éxito tendrá y más engagement conseguirás por parte del participante.

Puede ser justo al final del workshop, unos días más tarde… en imagen, presentación o incluso un video con los momentos más divertidos.

Esto es muy importante sobre todo en workshops de planes estratégicos, transformación digital, diseño de nuevas herramientas para la compañía… porque los participantes se sentirán “owners” / responsables del mismo y probablemente serán embajadores/catalizadores del cambio.

Además, hay un sesgo (peak – end rule) según el cual valoramos las experiencias dependiendo de cómo nos sentimos en el punto más intenso y al final de la misma. ¡Pues que mejor cosa que dar las gracias y así fomentar que se vayan con un buen recuerdo!senti

Agradecimiento Workshop

Imagen proyectada nada más acabar el workshop, tras comunicar los “next steps”. En el portátil hay una miniatura de todos los participantes del workshop. Fueron 15 sesiones de 4 horas durante 3 semanas. Unos auténticos superhéroes.

Documento de agradecimiento

Documento de agradecimiento enviado tras el workshop. Era como un anuario donde a todos los participantes (uno a uno con photoshop) les hicimos un fotomontaje vistiéndoles de astronautas.

Porque...

Somos humanos

Y nada, muchas gracias a tí, que has llegado a leer hasta aquí.

*Artículo basado en la clase que impartí (en remoto) en Neoland para los alumnos del Bootcamp de UX/UI el 30 marzo 2021